La conformité des EHPAD et du médico-social
Un EHPAD traite bien plus que des données administratives : dossiers de soins, données de vie quotidienne, éléments familiaux et sociaux, parfois vidéosurveillance. Des données sensibles concernant des personnes vulnérables — la CNIL y accorde une attention particulière.
Ce que la réglementation vous impose
Chaque obligation est citée avec son texte de référence — pour savoir précisément d'où elle vient et ce qu'elle exige de votre structure.
Tenir un registre couvrant tout le périmètre
Résidents, familles, salariés, intervenants extérieurs, dispositifs techniques : le registre documente l'ensemble des traitements de l'établissement — pas seulement le dossier de soins.
Désigner un DPO
Un EHPAD public y est tenu en tant qu'organisme public ; un EHPAD privé l'est lorsque ses traitements de données de santé atteignent la grande échelle — à qualifier selon le volume et la permanence du suivi.
Réaliser une AIPD
Données de santé traitées à grande échelle et personnes vulnérables : deux critères qui, cumulés, rendent l'analyse d'impact quasi systématiquement requise en EHPAD.
Encadrer strictement la vidéosurveillance
Proportionnalité, zones filmées (jamais les chambres sauf circonstances exceptionnelles encadrées), information des personnes, durées de conservation : chaque dispositif s'analyse avant déploiement.
Notifier les violations de données
Notification à la CNIL sous 72 heures lorsque la violation présente un risque, et information des résidents ou de leurs représentants si le risque est élevé.
Ce qui se joue pour votre structure
- Cadrer le dossier unique du résident (soins, administratif, social) et ses accès.
- Encadrer la vidéosurveillance et les dispositifs de sécurité des résidents.
- Informer résidents et familles, et organiser l'exercice des droits de personnes vulnérables.
- Encadrer les sous-traitants (logiciel métier, téléassistance, prestataires).
- Désigner un DPO lorsque les critères sont remplis — statut public, ou suivi de données de santé à grande échelle — et qualifier ce point dans les autres cas.
Ce qui déclenche le besoin
- L'installation d'une vidéosurveillance ou de dispositifs de suivi des résidents
- Un contrôle, une visite ou une demande du conseil départemental
- Un incident touchant un dossier résident ou un échange avec les familles
- Le renouvellement du logiciel métier ou d'un prestataire clé
Vous vous reconnaissez ? C’est le bon moment pour cadrer le sujet — avant qu’il ne se cadre tout seul.
L’erreur la plus fréquente
Réserver la conformité au dossier de soins. Les données des familles, des salariés, des intervenants extérieurs et des dispositifs techniques (vidéosurveillance, téléassistance) font partie du même périmètre — et ce sont souvent elles qui posent problème en premier.
Ce que nous mettons en place
- Diagnostic RGPD complet de l'établissement
- DPO externalisé déclaré à la CNIL
- Registre, AIPD et documentation de conformité
- Encadrement de la vidéosurveillance et des dispositifs de protection
- Formation des équipes soignantes et administratives
Une expertise appuyée sur la technologie NELSE
EHPAD & médico-social : notre accompagnement s’appuie sur les outils développés par NELSE : chaque traitement est qualifié par des règles juridiques écrites et sourcées, le registre reste à jour version après version, et les dossiers remis peuvent être vérifiés par un tiers. Le DPO instruit, conseille et documente ses avis ; votre organisation conserve ses décisions.
Concrètement, pour vous : le dossier de soins des résidents (personnes vulnérables, données de santé) et la vidéosurveillance des espaces communs n'ont pas le même régime : le moteur le dit règle par règle ; les signalements sont documentés et les échéances de notification applicables sont rendues visibles.
Découvrir notre logicielVos questions
Un EHPAD doit-il avoir un DPO ?
Très souvent, oui : un EHPAD public y est tenu en tant qu'organisme public, et un EHPAD privé l'est lorsque ses traitements de données de santé atteignent la grande échelle — ce qui se qualifie au regard du nombre de résidents, du volume et de la permanence du suivi. Les groupes et associations gestionnaires mutualisent souvent un DPO externalisé pour l'ensemble de leurs établissements.
Peut-on installer des caméras dans un EHPAD ?
La vidéosurveillance est possible mais strictement encadrée : proportionnalité, zones concernées (jamais les chambres sauf circonstances exceptionnelles encadrées), information, durées de conservation. Chaque dispositif doit être analysé avant déploiement.
Qui exerce les droits d'un résident sous tutelle ?
La personne chargée de la mesure de protection peut exercer certains droits pour le résident, dans les limites de son mandat. L'articulation entre droits RGPD, secret médical et protection juridique des majeurs demande un cadrage précis — c'est notre quotidien.
Sécurisons la conformité de votre structure
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